Comunicación Organizacional

Es un proceso mediante el cual la empresa o institución habla con sus públicos internos y externos. Busca una imagen positiva y un clima organizacional favorables para todos los miembros de la misma. Además, es un sistema en que se maneja, transmite y recibe información sobre el quehacer, el ser y el deber ser de la Institución.

La comunicación organizacional es una importante herramienta que brinda aporte laboral en la actualidad y que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones, para identificar los requerimientos y logros de la organización y los colaboradores de la misma. Llega a permitir el conocimientos de los recursos humanos, su desarrollo en la empresa, como la productividad en los departamentos de trabajo.

La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para alcanzar los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo de la organización y de sus colaboradores.

Comunicación interna y externa

La comunicación interna, se refiere a todas las actividades realizadas por la organización, para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes medios de comunicación existentes en la organización.

Según (UAT, 2011), la comunicación interna da lugar a:

• Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad y estimulación en las actividades laborales.
• Poder conocer en gran medida a la organización y familiarizarse con ella.
• Reconocimiento del desempeño de los colaboradores.
• Fomentar el intercambio de información (comunicación) en toda la organización.
• La empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo para beneficio de toda la organización.

La comunicación externa, se refiere a todas las actividades realizadas por la organización, cuyo propósito es mantener relaciones con el exterior (relaciones públicas).

Escenarios de la comunicación organizacional.

La comunicación organizacional, generalmente se puede presentar en los siguientes escenarios, según Andrade (2005):

1. Escenario físico: Se pueden considerar los escenarios internos y externos (elementos decorativos e informativos: símbolos de "sólo personal autorizado", entre otros)
2. Escenario social: Incluye a la totalidad de factores que se relacionan con las personas y además existente entre las mismas, por ejemplo: empleo de papeles de cada miembro dentro de una reunión laboral.
3. Escenario institucional: Relaciona los mensajes que la organización emite a sus miembros, proveedores, clientes y demás personas involucradas, por ejemplo: memorándums, avisos en pizarras, publicidad, entre otros).

Flujo de comunicación en la organización. 

Dentro de una empresa o institución, es necesario que la comunicación fluya en distintas vías, desde un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles jerárquicos horizontales. Para que la comunicación sea eficaz, es importante que surja del empleado, es decir, que surja de forma ascendente. Sin olvidar la importancia del flujo horizontal en la comunicación (mismo nivel de jerarquía o similar); como también existe la comunicación diagonal (trabajadores de diferentes niveles jerárquicos).

Comunicación Descendente.

Se presenta en los niveles jerárquicos altos y con dirección específica hacia los niveles de jerarquía inferior, se da, generalmente, en las organizaciones cuya autoridad es centralizada y sumamente autoritaria.

Los principales medios utilizados en el proceso de comunicación están en vía de mando (instrucciones de forma oral al personal), dadas a través de discursos, reuniones con el personal, vía telefónica. En cuanto a la comunicación escrita, los medios más utilizados son:

• Memorándum
• Cartas
• Informes
• Manual de operaciones
• Folletos
• Reportes, entre otros.

Una de las características principales de este tipo de información, es el hecho de que la información se torna difusa y dispersa conforme va creciendo en la línea de mando y de los niveles jerárquicos.

Es importante señalar que, la información que se dirige de forma descendente en una organización, suele avanzar lentamente, trayendo como consecuencias: tardanza en la llegada de la información a su destino, creando situaciones de frustración a la administración de la empresa.

Comunicación ascendente.

Se presenta de niveles inferiores a niveles de jerarquía superior. Lamentablemente, al llegar a estos niveles el flujo de información no llega completa y objetiva, ya que, conforme va ascendiendo la información va mermando el impacto de su contenido, sobre todo si se trata de informes o noticias negativas o no esperadas por la gerencia o administración.

Los medios más utilizados para la transmisión de la información ascendente son:

1. Reunión periódica
2. Entrevista personalizada
3. Círculo de calidad
4. Vía telefónica
5. Encuestas
6. Sistema de quejas y sugerencias (buzones, cartas y mensajes a la administración).

Comunicación cruzada.

En ella se maneja la información horizontal (niveles similares de jerarquía dentro de la organización) y el "flujo diagonal" (niveles jerárquicos diferentes sin relación de dependencia entre ellas).

Su finalidad es incrementar la velocidad en la transmisión de la información, mejorar la comprensión de la información que se transmite y la coordinación de los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa. Es muy común dentro de las organizaciones, ya que, no siempre el flujo de la información se dirige por las rutas normalmente establecidas en los organigramas.

Actualmente, las organizaciones hacen uso de la comunicación cruzada tanto oral como escrita, con la finalidad de perfeccionar el flujo en dirección vertical de la información dentro de las empresas.

Protección de la información.

• El empleo de la comunicación debe presentarse cuando las necesidades de la empresa así lo requieran.
• Es indispensable que los empleados se abstengan de exceder los límites de autoridad permitidos.
• Los empleados deben mantener al tanto a sus jefes o mando superior, de las tareas cruzadas de alta importancia.

Un flujo de información cruzada en algunas ocasiones, puede desencadenar inconvenientes en la organización, por lo que es importante cuidar este tipo de flujo de información, la cual es indispensable dentro de las organizaciones por el ambiente interno y externo complejo, como por el dinamismo en el mercado empresarial.

Barreras y fallas en la comunicación organizacional.

Muchos problemas de comunicación se originan como consecuencia de problemas más fuertes: planeación deficiente, estructura inadecuada, entre otras. Las barreras que se presentan en la transmisión de la información pueden originarse en el emisor, el mensaje, el receptor del mensaje, o en la misma retroalimentación de la información que se recibe.

Las principales barreras en la comunicación, en el caso de las organizaciones son:

• Falta o ausencia de planeación
• Supuestos o hechos confusos
• Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica
• Información expresada den forma deficiente
• Pérdida de información por retención limitada
• Información con escucha limitada y evaluación anticipada de la misma
• Comunicación de forma impersonal
• Desconfianza o temores en la comunicación
• Tiempo insuficiente ante los cambios
• Exceso de información
• Demás barreras en la comunicación (percepción parcial o selectiva, diferencia jerárquica entre emisores y receptores de la información y problemas de actitud, concentración o disposición, entre otras más).

Auditoría de la comunicación.

Permite evaluar las técnicas de comunicación. Es una herramienta de evaluación de las habilidades, conexiones, políticas y procesos de comunicación. 

Dentro  de los formatos para la realización de auditoría, podemos destacar el uso de:

• Cuestionarios
• Entrevistas
• Evaluación de documentos, entre otros.

Conclusión

La comunicación organizacional es  importante para que la gestión empresarial se lleve a cabo con éxito, el buen manejo de esta, puede hacer perdurar a la organización.

Es vital que se eviten las barreras que puedan existir por parte del emisor o receptor, dependiendo del papel que tomemos en el momento del proceso de comunicación, lo es para los integrantes de la organización, que conozcan los canales y códigos, mediante los cuales se pueden expresar.

Existen diversos tipos de mensajes, los cuales deben ser empleados por cualquier miembro de la organización. Es recomendable utilizar la comunicación formal para evitar malentendidos entre colaboradores y jefes, o bien jefes y clientes; que puedan llegar a dañar la relación cliente - empresa.

Un mensaje expresado con claridad, en un ambiente y con un canal adecuado de comunicación, será convertido en una acción por parte del receptor, por otro lado, un mensaje no claro, impreciso y ambiguo; puede causar problemas en una organización.

En el contexto educativo, dentro del ejercicio del liderazgo de quienes se encargan de dirigir las instituciones educativas, resulta vital el flujo adecuado de la información, directrices, planes bien formulados y pautas a seguir, en aras de lograr los objetivos propuestos para alcanzar la calidad educativa deseada y esperada.

Bibliografía

1. Alonso Munguia, E. G. (2006) Teoría de las Organizaciones. México: Umbral.
2. Andrade, H. (2205) Comunicación organizacional interna, procesos, disciplina y técnica. España: Gesbiblo S. L.
3. Péres, L., & CAndale, Z. (15 de junio de 2010). GestioPolis. Recuperado el 08 de marzo de 2017.
4. UAT. (2011). Recuperado el 08 de marzo de 2017.